Offre d’emploi – Assistante comptable polyvalente

Lieu du poste

Le poste d’assistante comptable polyvalente est situer à St-VIT (25410).

Définition du poste

Le poste consiste, pour partie, à assurer le suivi et le traitement comptable des opérations suivantes :

• Gestion de la comptabilité fournisseurs, avec la saisie des factures d’achats, des frais généraux et des immobilisations, jusqu’à la préparation des règlements fournisseurs.
• Gestion de la comptabilité clients (enregistrement des règlements, lettrage et relances clients).
• Facturation clients.
• Préparation des éléments de TVA pour déclaration par le cabinet comptable.
• Gestion et communication des variables de Paie (heures, paniers, congés, absences…) ; Règlement des salaires et cotisations sociales (établis par le cabinet comptable).
• Suivi et comptabilisation des notes de frais et des stocks.
• Aide à la révision et à la préparation des bilans.

L’assistante comptable polyvalente s’occupe aussi de maintenir une bonne gestion administrative de l’entreprise, elle se charge du suivi des dossiers de maintenance et des petits devis d’entretiens.

En renfort de l’assistance déjà en place elle gère la prise des rendez-vous clients pour entretien ou dépannage et la planification des tournées des techniciens. La bonne planification géographique des tournées est essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise.

Elle réalise un travail de planification suite aux différents appels des clients, et gère les rendez-vous des techniciens, elle est amenée à rédiger et à mettre en forme les documents qu’elle traite afin de les faire suivre et les ranger.

Le suivi administratif de l’ensemble du personnel et fait aussi partie de la mission (traitement des arrêts de travail, le suivi des visites médicale et tout autres divers actes administratifs liés aux salariés).

La mission d’assistante administrative est importante et primordiale, ce poste contribue à la bonne gestion de l’entreprise.

L’activité principale du poste d’Assistante Administrative consiste à gérer l’ensemble des flux administratifs entrants et sortants, de les traiter, classer, archiver et mettre à disposition du responsable ou des différents acteurs techniques, mais aussi assurer la prise de rendez-vous et les tournées des différents techniciens en lien avec le référent technique.

Activités

• Rédiger et mettre en forme les documents, les faire suivre et les ranger.
  •    Prise des rendez-vous des différents techniciens en fonction de leurs compétences, gérer les priorités et les urgences (dépannages)
  •    Actualiser des données de suivi d’activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, …)
  •    Surveiller et contrôler l’exécution de contrats de maintenance des équipements de l’entreprise.
• Affranchir, enregistre le courrier et s’occupe de la gestion des messages électroniques.
  •    Réaliser les encaissements et les paiements des fournisseurs.
• Réaliser les relances pour non paiements par téléphone et courrier, et suivre les différents litiges transmis aux huissiers.
  •    Suivi administratif des dossiers du personnel et traitement des dossiers administratifs qui y sont liés.
  •    S’occuper de la gestion administrative et comptable de la structure et la transmission des éléments variables de paie et autres documents.
  •    L’assistante administrative ou l’assistant administratif synchronise l’activité de l’équipe par la gestion des tournées, et des rendez-vous des techniciens.

Qualités

• Organisation
• Aisance relationnelle pour l’accueil téléphonique
• Gestion des priorités
• Facilités d’adaptation
• Compétences en comptabilités
• Discrétion

Contact : f3c@f3c-sa.com